6-SIGMA SẼ LÀ

6-SIGMA SẼ LÀ "MỐT THỜI THƯỢNG"? (Món này chắc ít khách)

(Bài tôi đăng trên DNSG đã lâu, ai quan tâm thì đọc kỹ vì khá dài - dành cho các bạn quan tâm đến quản lý chất lượng)

Nếu như cách đây khỏang 10 năm, khái niệm ISO 9000, ISO 14000 được xem là "chuyện của ai đó" và "ở đâu đó" chứ không phải chuyện của nước ta, không liên quan gì đến ta, thì hiện nay, thuật ngữ này đã quá quen thuộc đến mức đang bị nhiều người lạm dụng. Nhiều doanh nghiệp đã chơi con bài "lập lờ, đánh lận con đen", đánh lừa người tiêu dùng khi liên tục quảng cáo sản phẩm của mình đạt "tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001-2000". Nhiều doanh nghiệp đã lạm dụng giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO để đánh bóng tên tuổi một cách quá mức và cố tình gây hiểu lầm cho người tiêu dùng bằng những thông điệp quảng cáo “sản phẩm của công ty đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế". Thiết nghĩ nên nói rõ để mọi người biết là trong ISO 9001 -2000 (nay đã có phiên bản 2015) không có điều khoản nào yêu cầu chất lượng sản phẩm phải đạt mức độ nào để phù hợp với Bộ Tiêu chuẩn này. Điều này là không tưởng vì chất lượng sản phẩm phụ thuộc nhiều vào dây chuyền công nghệ, trong khi ISO 9001- 2000 không có yêu cầu cụ thể là dây chuyền công nghệ phải tiên tiến cỡ nào. Lẽ đương nhiên, cùng là doanh nghiệp có chứng chỉ ISO 9001-2000, nhưng dây chuyền sản xuất áp dụng công nghệ Mỹ, Nhật, Châu Âu sẽ có chất lượng sản phẩm khác xa với công nghệ của Trung Quốc, Đài Loan, Thái Lan...(tất nhiên, ở đây không đề cập đến những sản phẩm có khuyết tật).

Cũng vì đi theo tham vọng "lập lờ" này, nhiều doanh nghiệp chỉ xem chứng chỉ ISO như là một "mốt thời thượng", nên tìm mọi cách có được nó chỉ để cho "oai", và khi có được rồi thì tìm cách đánh lừa người tiêu dùng, chứ không phải nhằm mục đích cải tiến chất lượng sản phẩm, giảm khuyết tật, giảm giá thành để cạnh tranh.

Tương tự như vậy, hiện nay, khái niệm 6 - Sigma có vẻ như vẫn còn khá xa lạ với các nhà quản lý và các doanh nghiệp Việt Nam. Con số các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng 6-sigma trong quản lý hiện đang chỉ được đếm trên đầu ngón tay. Số nhà quản lý Việt Nam hiểu được lý thuyết này và vận dụng vào trong thực tế quản lý cũng rất hạn chế.

6-Sigma là gì? Ứng dụng nó ở đâu? Sẽ có lợi gì khi ứng dụng nó? Có sự khác biệt nào với triết lý (Quản trị Chất lượng Toàn diện – Total Quality Management) không? Trong khuôn khổ bài viết này, người viết sẽ chia sẻ một số kiến thức khái quát về 6-sigma, với mong muốn nó sẽ nhanh chóng được cập nhật và ứng dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam không phải chỉ như là một "mốt thời thượng"

6-Sigma là gì?

Có người hiểu, 6-Sigma đơn giản chỉ là giải pháp chất lượng, đấu tranh cho sự tiến gần đến mức hoàn thiện (near-perfection). Cũng có người hiểu 6-Sigma là phương pháp “thống kê kỹ thuật cao”, được dùng bởi các nhà kỹ thuật và thống kê để cải tiến sản phẩm và quá trình. Số khác thì cho rằng 6-Sigma là những nỗ lực thay đổi văn hóa sâu rộng (sweeping culture-change effort) để một công ty thỏa mãn khách hàng tốt hơn. Những quan điểm trên đã thể hiện phần nào nhưng chưa đúng hết bản chất và đặc trưng của 6-Sigma. Với những đúc kết về bản chất, đặc trưng và công dụng của 6-Sigma, các chuyên gia đã đi đến một định nghĩa bao quát hơn, thể hiện sự linh hoạt và bao quát của khái niệm này.

6-Sigma được hiểu là một hệ thống bao quát và linh hoạt nhằm đạt được, duy trì và tối đa hoá sự thành công của tổ chức. Hệ thống này hoạt động nhờ vào sử hiểu biết sâu sắc nhu cầu khách hàng, sự sử dụng nghiêm túc các dữ kiện, số liệu, các phân tích thống kê và sự chú ý đặc biệt đến việc quản lý, cải tiến và tái thiết kế các quá trình.

Về bản chất, 6-Sigma là một hệ phương pháp cải tiến và kiểm soát quá trình, được thực hiện theo 5 bước chính gọi là DMAIC - Định dạng (Define) , Đo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Cải tiến (Improve) và Kiểm soát (Control), nhằm giảm thiểu tỷ lệ khuyết tật hoặc sai sót đến mức 3,4 lỗi (defect) trên mỗi triệu khả năng bằng cách xác định và loại trừ các nguyên nhân tạo nên sự bất ổn (variation) trong các quá trình kinh doanh.

6-Sigma nhằm tiến tới mức cộng trừ (+/-) 6 lần độ lệch chuẩn (standard deviation) nằm giữa đường trung tâm (centerline) và đường giới hạn cho phép gần nhất (the nearest specification limit).

6-Sigma được ứng dụng ở đâu?

Về mặt lý thuyết, 6-Sigma có thể được ứng dụng cho mọi tổ chức dù là sản xuất, kinh doanh hay cung ứng dịch vụ. Nó cũng có thể được ứng dụng trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan chính quyền, trường học, bệnh viện, trung tâm đào tạo… Nhiều tập đoàn hàng đầu trên thế giới đã và đang ứng dụng 6-Sigma trong quản lý và đã thu được nhiều lợi ích đáng giá hàng triệu, thậm chí hàng tỉ đô la. Trong số đó, có thể kể đến Motorola, General Electric, Honeywell, Johnson & Johnson, Kodak, Sony, Toshiba, DuPont, Dow Chemical, Federal Express, Navistar…

6-Sigma đem lại lợi ích gì?

Ngay trong phần định nghĩa 6-Sigma ở trên ta đã thấy nổi bật lợi ích của 6-Sigma, đó là “đạt được, duy trì và tối đa hoá sự thành công của tổ chức” . “Sự thành công của tổ chức” có thể được cụ thể hóa bằng các lợi ích chính sau:

Giảm giá thành

Tăng chất lượng sản phẩm / dịch vụ

Tăng năng suất

Gia tăng thị phần

Giữ được khách hàng

Rút ngắn thời gian tác nghiệp

Giảm khuyết tật, sai sót

Thay đổi môi trường văn hóa

Phát triển sản phẩm / dịch vụ

.....

Ngoài ra, 6-sigma cũng sẽ đem lại các lợi ích khác như:

Tạo mục tiêu phấn đấu cho mỗi người

Làm gia tăng giá trị cho khách hàng

Thúc giục quá trình cải tiến

Thúc đẩy việc học tập và hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng, ban

Thực thi những thay đổi mang tính chiến lược

6 triết lý của 6-Sigma

1-Hướng về khách hàng

Là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp ứng dụng 6-sigma. Doanh nghiệp phải hiểu được yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng. “Tiếng nói của khách hàng – customers’ voice” cần phải được lắng nghe, ghi chép, lưu trữ và phân tích một cách liên tục.

2-Quản trị theo dữ liệu và dữ kiện

Với triết lý này, 6-sigma sẽ giúp các nhà quản trị trả lời hai câu hỏi chính để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

-Những dữ liệu / thông tin nào là thực sự cần thiết cho chúng ta?

-Chúng ta sẽ sử dụng các dữ liệu / thông tin này như thế nào để tối đa hóa lợi ích?

3-Tập trung vào quá trình, quản trị và cải tiến: Trong 6-Sigma, quá trình là trung tâm của sự chú ý, nơi sẽ phải hành động. Các quá trình là nhân tố chủ yếu của thành công

4-Quản trị chủ động

“Chủ động” có nghĩa là hành động trước khi sự việc xảy ra, trái với “phản ứng” tức là hành động sau khi sự việc đã xảy ra. Triết lý này đề cao câu hỏi “Tại sao phải hành động?” (để ngăn ngừa sự việc xảy ra) hơn là “Hành động như thế nào?” (sau khi sự việc đã xảy ra)

5-Hợp tác “không biên giới”

Đó là sự hợp tác không có rào cản giữa các bộ phận từ dưới lên, từ trên xuống và theo hàng ngang, đan chéo giữa các chức năng khác nhau.

6-Hướng tới sự hoàn thiện, nhưng vẫn cho phép thất bại

Nghe qua có vẻ mâu thuẫn, nhưng thực chất lại tương hỗ với nhau. Không có công ty nào có thể tiến gần đến 6-Sigma (tức 3,4 lỗi cho mỗi một triệu khả năng) mà không phát động các ý tưởng mới vốn chưa đựng các rủi ro. Nếu chúng ta muốn thực hiện các phương án để đạt được chất lượng tốt hơn, giá thành thấp hơn, nhưng lại sợ sẽ gặp phải hậu quả nếu chẳng may mắc sai lầm, chúng ta sẽ không bao giờ dám thử. Vấn đề là phải biết cách giới hạn thiệt hại do các thất bại có thể xảy ra.

So sánh 6-Sigma và Quản trị Chất lượng Toàn diện (Total Quality Management –TQM)

Có khá nhiều phân tích của các chuyên gia về sự khó khăn, nếu không muốn nói là thất bại, khi áp dụng Quản trị Chất lượng Toàn diện (QTCLTD) trong nhiều doanh nghiệp, cũng như sự thoái trào của phương pháp này. Tuy chưa hẳn đồng tình với những nhận định này, tôi cũng xin trình bày tóm tắt các phân tích so sánh giữa 6 – Sigma và TQM mà các chuyên gia thường nêu cho quý độc giả quan tâm tham khảo.

-Trong các doanh nghiệp áp dụng QTCLTD thường thiếu sự hợp nhất, chỉ chú trọng đến chất lượng, không có mối liên hệ với báo cáo lời lỗ (P&L), trong khi 6-Sigma kết nối doanh nghiệp và con người với kết quả kinh doanh (bottom line).

-Các doanh nghiệp áp dụng QTCLTD thường thiếu sự quan tâm đúng mức của cấp lãnh đạo, trong khi đối với 6-Sigma, vai trò lãnh đạo bắt buộc phải là tiên phong

-Khái niệm QTCLTD khá mơ hồ, trong khi 6-Sigma là một thông điệp đơn giản, được lập đi, lập lại một cách kiên định.

-Mục tiêu của QTCLTD không rõ ràng, ví dụ như đạt và vượt yêu cầu của khách hàng một cách chung chung, không có phương pháp theo dõi sát sao, trong khi 6-Sigma có mục tiêu đầy thách thức và có ý nghĩa rõ ràng.

-QTCLTD có vẻ máy móc trong thái độ nhân viên và “cuồng tín” với kỹ thuật, trong khi 6-Sigma linh hoạt hơn, bao hàm nhiều khía cạnh hơn.

-QTCLTD thất bại trong việc phả dỡ rào cản giữa các bộ phận, trong khi 6-Sigma dành ưu tiên cho các việc quản lý các quá trình ngang (liên chức năng).

-QTCLTD chú trọng các cải tiến nhỏ, từng bước, trong khi 6-Sigma cho phép cả cải tiến nhỏ lẫn thay đổi lớn.

-Huấn luyện triển khai QTCLTD thường kém hiệu quả, trong khi huấn luyện triển khai 6-Sigma khá thành công.

6-Sigma có sẽ lại là một “mốt thời thượng” đối với các doanh nghiệp?

Nếu không hiểu hết bản chất và các triết lý của 6-Sigma, rất có thể rồi đây nhiều doanh nghiệp Việt Nam lại đổ xô tìm cách áp dụng phương pháp quản lý này chỉ để thỏa mãn “cơn khát danh tiếng” và chỉ để có tên trong danh sách những doanh nghiệp Việt Nam áp dụng 6-Sigma. Biết đâu, có doanh nghiệp rồi sẽ tiếp tục chiêu bài đánh lừa người tiêu dùng bằng cách quảng cáo “sản phẩm của chúng tôi đạt tiêu chuẩn quốc tế 6-Sigma”!

Việc áp dụng 6-Sigma chắc chắn sẽ là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp Việt Nam. Điều đáng chú ý là các doanh nghiệp hãy thực sự đi vào thực chất hơn là danh tiếng hão. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu và huấn luyện cho nhân viên thật kỹ triết lý của hệ phương pháp này. Và mục tiêu đặt ra phải là con số 3,4 lỗi cho một triệu khả năng chứ không phải là những câu quảng cáo lập lờ nhằm đánh lừa người tiêu dùng để gia tăng doanh số trong thời gian ngắn hạn.

Nguyễn Hữu Long